Центр экспертизы в области корпоративного и частного образования, поставщик образовательных решений в России.
600+
образовательных программ
40 000+
слушателей ежегодно
550+
преподавателей и спикеров
Бизнес-задача
Стоимость образовательных программ рассчитывается по модели «затраты + рентабельность». Для каждой программы стоимость формируется с учетом формата проведения, набора услуг и типа клиента.
Часть услуг может оказываться как силами кампуса, так и внешними подрядчиками — если программа проходит вне территории СберУниверситета. Для разных категорий клиентов отличаются состав затрат и уровень рентабельности.
Также сами затраты делятся по следующем видам: на программу, на группу, на участника -
с разной логикой расчета.
В стоимость программы входят:
п проживание;
а аренда аудиторий;
с сопровождение программ;
п преподавание;
а административные и сервисные услуги.
п проживание;
а аренда аудиторий;
с сопровождение программ;
п преподавание;
а административные и сервисные услуги.
Что было до проекта
Процесс ценообразования был построен в Excel. Для каждой программы создавалась отдельная смета, а сотрудники работали одновременно с большим количеством файлов и версий документов.
В процессе участвовали менеджеры образовательных программ и специалист финансового отдела, отвечающий за ценообразование и другие процессы финансового департамента. Финансовый департамент небольшой, поэтому нагрузка на каждого сотрудника была высокой.
В периоды активного планирования команде приходилось в сжатые сроки консолидировать данные и контролировать актуальные версии файлов. Сравнение программ и ретроспективный анализ показателей также требовали ручной обработки данных.
Основные сложности процесса:
рразрозненные Excel-файлы;
ссложности с контролем актуальных версий смет;
оотсутствие возможности оперативного пересчета стоимости;
рручная консолидация данных по сметам;
оограниченные возможности анализа из-за отсутствия единого
информационного пространства;
рручное формирование приказов в Word.
рразрозненные Excel-файлы;
ссложности с контролем актуальных версий смет;
оотсутствие возможности оперативного пересчета стоимости;
рручная консолидация данных по сметам;
оограниченные возможности анализа из-за отсутствия единого
информационного пространства;
рручное формирование приказов в Word.
Таким образом этот процесс был критичным для бизнеса, но при этом относительно компактным для быстрого запуска.
Совместно с командой «КОРУС Консалтинг» в Optimacros реализовали:
- единый справочник образовательных программ;
- формы ввода смет и расшифровок затрат;
- расчет стоимости программ на основе количественных и стоимостных показателей по различным видам услуг;
- механизмы согласования смет;
- автоматическое формирование приказов о Ценах программ в Word;
- автоматическое формирование смет в утвержденном формате Excel;
- импорт данных о фактических расходах и справочников из 1С;
- хранение плановых и фактических данных;
- план-факт отчет по сметам.
Проект внедрили за 2,5 месяца. Стартовали в начале апреля, а уже в середине июня в системе были загружены и рассчитаны все сметы текущего года.
Что автоматизировали
Отдельное внимание уделили интерфейсам. Важно было сделать систему понятной для пользователей и не перегрузить формы большим количеством финансовых деталей.
Менеджеры формировали сметы и отправляли их на утверждение. После утверждения данные автоматически становились доступны для использования в других финансовых процессах, например в годовом бизнес-планировании, которое реализовали на следующем этапе проекта.
В системе появились две основные роли:
- менеджер образовательной программы;
- специалист финансового отдела по ценообразованию.
Что было самым сложным
С точки зрения архитектуры системы одной из самых сложных задач стало выстраивание процесса управления справочником образовательных программ.
Программы изначально создаются в 1С и имеют набор признаков, влияющих на стоимость. Поэтому в Optimacros добавили дополнительный уровень справочника, который позволил уникально идентифицировать каждую смету.
В системе настроили импорт справочника программ и их атрибутов из 1С, таким образом 1С стала мастер-системой для процесса.
Так как клиенту надо было планировать стоимость проектируемых программ до их заведения в 1С, в системе реализовали отдельную логику программ-черновиков. Их можно создавать напрямую в Optimacros, рассчитывать, согласовывать и при необходимости автоматически переносить в основной справочник программ.
С точки зрения расчетов в системе нужно было учесть особенности ценообразования для внутренних и внешних клиентов. Для них использовались разные уровни рентабельности, а для стоимости внешних программ включались затраты, например расходы на продвижение. Из-за этого стоимость одной и той же программы могла отличаться.
Результаты проекта
Компания получила единое пространство для работы с образовательными программами и их экономикой.
Существенно сократилось время подготовки приказов. Если раньше документы собирались вручную и на это уходили часы, то теперь приказ формируется автоматически за секунды.
Система позволяет:
отказаться от множества Excel-версий
централизовать хранение программ и смет
ускорить пересчет стоимости программ
автоматизировать согласование смет
сравнивать программы между собой по стоимости и маржинальности
анализировать показатели по разным типам клиентов
проводить план-факт анализ
Развитие системы
Автоматизация ценообразования стала основой для следующего этапа — бизнес-планирования.
На базе утвержденных смет компания может формировать годовой план обучения, прогнозировать выручку и расходы. Появилась возможность моделировать затраты программ для различных версий бюджета и сразу видеть влияние изменений на стоимость и рентабельность.
В системе реализованы дополнительные аналитические отчеты, которые позволяют сравнивать программы и потоки между собой, анализировать показатели разных лет и оценивать маржинальность по различным категориям клиентов
Подобный подход востребован не только в образовании. Кейс применим для компаний с проектной или сервисной моделью бизнеса, где стоимость формируется на основе набора услуг, внутренних тарифов и сложной структуры затрат.
Наши услуги для финансовой службы
Мы используем файлы cookie
Настройки
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены.
Другие файлы cookie можно настроить.
Другие файлы cookie можно настроить.
Есть схожие задачи и ищете решение?
Напишите нам!
