Как «СберУниверситет» автоматизировал ценообразование и ускорил подготовку документов

Центр экспертизы в области корпоративного и частного образования, поставщик образовательных решений в России.

600+

образовательных программ

40 000+

слушателей ежегодно

550+

преподавателей и спикеров

Бизнес-задача

Стоимость образовательных программ рассчитывается по модели «затраты + рентабельность». Для каждой программы стоимость формируется с учетом формата проведения, набора услуг и типа клиента.

Часть услуг может оказываться как силами кампуса, так и внешними подрядчиками — если программа проходит вне территории СберУниверситета. Для разных категорий клиентов отличаются состав затрат и уровень рентабельности.
Также сами затраты делятся по следующем видам: на программу, на группу, на участника -
с разной логикой расчета.

В стоимость программы входят:
п проживание;
а аренда аудиторий;
с сопровождение программ;
п преподавание;
а административные и сервисные услуги.

Что было до проекта

Процесс ценообразования был построен в Excel. Для каждой программы создавалась отдельная смета, а сотрудники работали одновременно с большим количеством файлов и версий документов.

В процессе участвовали менеджеры образовательных программ и специалист финансового отдела, отвечающий за ценообразование и другие процессы финансового департамента. Финансовый департамент небольшой, поэтому нагрузка на каждого сотрудника была высокой.

В периоды активного планирования команде приходилось в сжатые сроки консолидировать данные и контролировать актуальные версии файлов. Сравнение программ и ретроспективный анализ показателей также требовали ручной обработки данных.

Основные сложности процесса:

рразрозненные Excel-файлы;
ссложности с контролем актуальных версий смет;
оотсутствие возможности оперативного пересчета стоимости;
рручная консолидация данных по сметам;
оограниченные возможности анализа из-за отсутствия единого
информационного пространства;
рручное формирование приказов в Word.

Таким образом этот процесс был критичным для бизнеса, но при этом относительно компактным для быстрого запуска.

Совместно с командой «КОРУС Консалтинг» в Optimacros реализовали:

единый справочник образовательных программ;
формы ввода смет и расшифровок затрат;
расчет стоимости программ на основе количественных и стоимостных показателей по различным видам услуг;
механизмы согласования смет;
автоматическое формирование приказов о Ценах программ в Word;
автоматическое формирование смет в утвержденном формате Excel;
импорт данных о фактических расходах и справочников из 1С;
хранение плановых и фактических данных;
план-факт отчет по сметам.

Проект внедрили за 2,5 месяца. Стартовали в начале апреля, а уже в середине июня в системе были загружены и рассчитаны все сметы текущего года.

Что автоматизировали

Отдельное внимание уделили интерфейсам. Важно было сделать систему понятной для пользователей и не перегрузить формы большим количеством финансовых деталей.

Менеджеры формировали сметы и отправляли их на утверждение. После утверждения данные автоматически становились доступны для использования в других финансовых процессах, например в годовом бизнес-планировании, которое реализовали на следующем этапе проекта.

В системе появились две основные роли:

менеджер образовательной программы;
специалист финансового отдела по ценообразованию.

Что было самым сложным

С точки зрения архитектуры системы одной из самых сложных задач стало выстраивание процесса управления справочником образовательных программ.

Программы изначально создаются в 1С и имеют набор признаков, влияющих на стоимость. Поэтому в Optimacros добавили дополнительный уровень справочника, который позволил уникально идентифицировать каждую смету.

В системе настроили импорт справочника программ и их атрибутов из 1С, таким образом 1С стала мастер-системой для процесса.

Так как клиенту надо было планировать стоимость проектируемых программ до их заведения в 1С, в системе реализовали отдельную логику программ-черновиков. Их можно создавать напрямую в Optimacros, рассчитывать, согласовывать и при необходимости автоматически переносить в основной справочник программ.

С точки зрения расчетов в системе нужно было учесть особенности ценообразования для внутренних и внешних клиентов. Для них использовались разные уровни рентабельности, а для стоимости внешних программ включались затраты, например расходы на продвижение. Из-за этого стоимость одной и той же программы могла отличаться.

Результаты проекта

Компания получила единое пространство для работы с образовательными программами и их экономикой.

Существенно сократилось время подготовки приказов. Если раньше документы собирались вручную и на это уходили часы, то теперь приказ формируется автоматически за секунды.

Система позволяет:

отказаться от множества Excel-версий

централизовать хранение программ и смет

ускорить пересчет стоимости программ

автоматизировать согласование смет

сравнивать программы между собой по стоимости и маржинальности

анализировать показатели по разным типам клиентов

проводить план-факт анализ

Развитие системы

Автоматизация ценообразования стала основой для следующего этапа — бизнес-планирования.

На базе утвержденных смет компания может формировать годовой план обучения, прогнозировать выручку и расходы. Появилась возможность моделировать затраты программ для различных версий бюджета и сразу видеть влияние изменений на стоимость и рентабельность.

В системе реализованы дополнительные аналитические отчеты, которые позволяют сравнивать программы и потоки между собой, анализировать показатели разных лет и оценивать маржинальность по различным категориям клиентов

Подобный подход востребован не только в образовании. Кейс применим для компаний с проектной или сервисной моделью бизнеса, где стоимость формируется на основе набора услуг, внутренних тарифов и сложной структуры затрат.