Как крупный ИТ-холдинг вовлек бизнес-пользователей в работу над бюджетом

Рассказывает Всеволод Тепляков, руководитель направления «Бизнес-планирование» департамента CPM ГК «КОРУС Консалтинг».

В конце 2018 года к нам обратился руководитель департамента управления бизнес-процессами и внутренней разработки одного крупного ИТ-холдинга. Оборот компании составляет около 90 млрд. рублей, а количество активов в управлении - более 30. Функции бюджетирования реализовывались в on-premise решении, внедренном более 5 лет назад, в работу с которой бизнес-пользователи были слабо вовлечены и изменить это не представлялось возможным. В результате основная нагрузка по подготовке бюджетов и прогнозов была на финансовом подразделении, многие операции производились вручную и занимали длительное время. За семь лет информационная система исчерпала потенциал развития, и руководство компании приняло решение перейти на Anaplan.

Проект стартовал в конце апреля 2019 года, и одной из ключевых задач было успеть перенести основной бизнес-процесс подготовки бюджета компании в Anaplan до конца сентября, чтобы бюджетная кампания на 2020 год прошла уже в новой системе.

Финансовая модель клиента весьма объемна, с глубокой детализацией статей планирования и аналитических справочников, вплоть до нескольких тысяч элементов, со сложными процессами интеграции с учетной системой. При миграции текущие модели и бизнес-процессы бюджетирования необходимо было пересмотреть и оптимизировать, что и сделали наши эксперты совместно с заказчиком несмотря на сжатые сроки.

Дополнительно мы реализовали сбор фактических данных и широкий спектр аналитических план-факт отчетов за счет интеграции с учетной системой и функционала Anaplan.

Помимо годового бюджетирования наш клиент осуществляет в системе и ежемесячное прогнозирование. Благодаря возможностям платформы делать мгновенный онлайн пересчет всей модели, бизнес-пользователи оперативно строят несколько различных версий прогноза по разным факторам и сценариям.

Кроме того, теперь наш клиент на качественно новом уровне занимается прогнозированием будущего собственных активов: сценарное моделирование в Anaplan помогает принимать решения об осуществлении вложений в развитие или продажи активов компании.

Сейчас в новой системе работают более 150 пользователей: для каждого из которых можно гибко настроить права доступа – вплоть до конкретных статей в разрезе разных бизнес-юнитов и проектов – и индивидуальное отображение отчетности. Такой персональный подход, прозрачность расчетов, а также удобный и понятный интерфейс помогли вовлечь в процесс бюджетирования сотрудников других бизнес-подразделений помимо финансовой службы. В результате внедрения Anaplan сокращены сроки подготовки отчетности и снижено количество ошибок, существенно выросла достоверность данных на ранних итерациях подготовки планов.

Ключевой фактор успеха реализации проекта – это высокий уровень вовлеченности заказчика в проект и активность команды проекта со стороны клиента. Теперь эта команда – внутренний центр компетенции по работе с системой в компании, специалисты могут сами развивать ее без привлечения внешних консультантов. Решение можно легко масштабировать как на большее количество пользователей, так и на новые бизнес-юниты. Самое главное, что новая система обеспечила вовлечение бизнес-пользователей и теперь все процессы планирования и прогнозирования осуществляются значительно быстрее, а уровень ответственности подразделений за достижение своих целей резко вырос.