Алексей Кучин

Директор по развитию практики «Бизнес-планирование»
ГК «КОРУС Консалтинг»

Алексей вовлечен в проекты автоматизации бизнес-процессов крупных и средних компаний с 1999 года. В качестве технического специалиста и функционального консультанта внедрял системы класса ERP в России и за рубежом.
С 2007 года занимается консалтингом, курирует проекты и развивает практику в области внедрения систем планирования и анализа.

Наши клиенты сталкиваются на своем пути с нетривиальным вопросом: «Как оправдать инвестиции в автоматизацию процессов бюджетного управления?» – ведь усилия в этой области обычно не дают прямого экономического эффекта, а процесс кое-как поддерживается в таблицах Excel.

Признаюсь: для многих из тех, кто принял решение об инвестициях, это был больше «вопрос веры», т.е. внутри компании, между руководителями и экономистами возникло согласие, что автоматизация нужна.

Представим худшее: бизнес не выполнил цель по доходам, валовой марже, прибыли или какому-то другому ключевому показателю на 0.5, 3 или даже 5 процентов. Связано ли это как-то с ошибками в бюджетировании, неспособности быстро пересмотреть и согласовать с «бизнесом» альтернативные планы, качественно спрогнозировать результат и вовремя диагностировать проблемы? Да, такая вероятность существует: ведь перечисленные недостатки могут стать причинами невыполнения целей.

Таким образом, ошибки в бюджетных и прогнозных показателях создают риски невыполнения общих целей бизнеса. А неспособность быстро подготовить новые версии планов и прогнозов снижает способность бизнеса вовремя реагировать на изменения и также увеличивает риски невыполнения целей.

Это может быть весомыми причинами для того, чтобы начать улучшения в процессах бюджетного управления. Отмечу, что в моей практике был клиент, который использовал допущения о снижении рисков по невыполнению целевых показателей для расчета ROI и NPV от внедрения системы бюджетирования. Возможно, такой мотив для автоматизации актуален и в вашем бизнесе.

Часто можно слышать про то, что планирование происходит медленно, а циклы отчетности слишком длинные. Большинство собственников и руководителей декларируют, что готовы нанять «еще одного экономиста», чтобы преодолеть затруднения в процессах. Но в этой позиции прослеживаются две проблемы:

1. Бюджетные кампании для крупных организаций с развитыми процессами бюджетного управления превращаются в «черную дыру», которая отвлекает силы не только экономистов, но и менеджмента. Экономия времени 10, 50 или 100 руководителей ЦФО может измеряться сотнями или даже тысячами часов времени, которое могло бы быть потрачено на полезную для бизнеса деятельность.

2. Попытки «заткнуть брешь» расширением штата аналитиков и экономистов, без автоматизации процессов, часто не приводят к нужным результатам: количество аналитиков увеличивается, но процессы остаются долгими, а ввиду роста «человеческого фактора», процессами сложнее управлять, и они уязвимы к ошибкам.

Автоматизация позволяет снизить нагрузку на «бизнес» в ходе циклов планирования, поэтому через экономию времени менеджмента можно посчитать потенциальную экономию расходов.

Заказчик моего первого крупного проекта так сформулировал свои мотивы: «В нашем не маленьком бизнесе много переменных, и за цикл планирования средствами Excel мы успеваем собрать только одну версию бюджета, а нужно собрать и обсудить с менеджментом 5-6 версий».

К этой цели они пришли посредством автоматизации. Разумеется, и без автоматизации планирования тоже можно собрать 5-6 версий бюджета, но в этом случае, приходится идти на компромиссы: упрощать методики планирования и сокращать вовлечение ЦФО в процессы. При этом планы, подготовленные «на скорую руку» и в отрыве от «бизнеса» - не согласованные с руководителями ЦФО, теряют свою эффективность.


Ответом на эти вызовы может быть единая среда планирования и многоверсионность планов, которые поддерживает автоматизированная система бюджетирования. Внедрение такой системы позволит компании своевременно реагировать на изменения рынка и использовать его возможности. Посчитать экономический эффект от этого улучшения трудно, но обсудить его актуальность с руководством и собственниками может быть полезным.

Подведу итог: в материале я поделился несколькими идеями о том, как обосновать инвестиции в автоматизацию бюджетного управления. Конечно, в любой компании могут быть свои особенные мотивы для внедрения изменений. Если эта тема актуальна для вас, продолжим делиться своим опытом и знакомить вас с интересными кейсами клиентов.