Как решали задачу:

1. Загрузили договоры аренды из 1С со следующими параметрами:

a. Дата начала действия договора
b. Дата окончания действия договора
c. Сумма ежемесячного платежа (с НДС/Без НДС)
d. Сумма депозита
e. Тип депозита (возврат/зачет)
f. Первый платёж

В 1С договоры аренды были привязаны к складам, поэтому для перевода данных в термины бюджетирования потребовался мэппинг «Договор – ЦФО». Он осуществлялся непосредственно в 1С.

2. Полученные ежемесячные начисления по договорам аренды автоматически пролонгировали в системе бюджетирования исходя из дат Плана развития ЦФО.

Чтобы спланировать расходы на аренду по действующим ЦФО, в автоматизированной системе была настроена пролонгация исходя из плана развития ЦФО.
В ходе циклов планирования менеджмент анализировал различные сценарии для планов развития, поэтому бюджет аренды в системе бюджетирования пересчитывался многократно. Благодаря встроенной в систему поддержке многосценарности, удается поддержать высокую скорость расчетов и снизить риски ошибок.



3. Посчитали расходы на аренду по ЦФО из плана развития, то есть по тем, которых ещё нет в 1С, но которые уже есть в системе бюджетирования. План развития формировался в разрезе городов с указанием количества ЦФО к открытию и дат открытия.

Для этого мы рассчитали среднюю арендную ставку по городу, исходя из информации по действующим ЦФО, и применили её к количеству открывающихся ЦФО в месяце. При этом учли дату открытия и сдвиг в днях до даты открытия, так как обычно договор аренды заключается раньше, чем открывается дарк-стор. Также предусмотрели возможность вручную скорректировать рассчитанную среднюю ставку по городу, так как, она могла быть посчитана, например, исходя из открытий в центре города, а новые открытия запланированы в спальных районах, где аренда ниже.

Если планировались открытия ЦФО в новом городе, по которому нет средней ставки аренды, то была предусмотрена возможность выбрать город-аналог для города открытия.

Техническая сложность данной задачи состояла в том, что открытия и, соответственно, арендные расходы, необходимо было учитывать накопленным итогом с учётом дат открытий: то есть, к примеру, открытия текущего месяца должны учитывать количество открытий предыдущего месяца с определенной даты.

4. Всё вышеперечисленное относится к планированию постоянной части аренды, то есть непосредственно к ежемесячным платежам по договорам аренды).

Следующим шагом после планирования постоянной части было планирование переменной части: расходов на коммунальные услуги, ремонт и т.п. В данном кейсе эта задача была решена путём ввода предрассчитанного процента переменной части от постоянной части. Но методологически расчёт может быть усложнён путем внедрения драйверной модели или применения коэффициентов сезонности.

Таким образом, мы получили ежемесячные начисления по аренде – постоянную и переменную части – по действующим и новым ЦФО. Теперь нужно было спланировать выплаты.

5. У клиента внедрён единый подход к планированию поступлений и оплат для всех статей CF в зависимости от выбранного способа оплаты.

При планировании выплат по аренде дополнительно учитывалось условие возврата/взаимозачета депозита по договору: таким образом, в последний месяц договора автоматически формировалось либо поступление ДС, либо уменьшался платеж.

6. Система бюджетирования клиента предполагала сценарное планирование.

С точки зрения планирования арендных расходов это означало, что клиенту нужна была возможность выбирать, какой из сценариев обновлять, то есть загружать новые договора из 1С. Это было решено технически с помощью настройки процесса импорта с указанием, какой конкретно сценарий обновлять, а также возможностью копирования данных между сценариями. Таким образом, ответственный пользователь мог самостоятельно принимать решение по загрузке данных в выбранный сценарий.

7. Интеграция модели бюджетирования в части расходов на аренду и модели формирования отчетности по международным стандартам.

Формирование фактической и плановой отчетности по МСФО у клиента реализовано в отдельной модели, это связано с тем, что пользователи и бизнес-процесс в целом отличаются от модели бюджетирования. Поэтому сформированные и согласованные плановые данные по расходам на аренду в последствие экспортируются в модель МСФО, где с учетом корректировок согласно стандарту МСФО 16 отражаются в консолидированной отчётности.