Клиент
Крупная розничная сеть под собственной маркой
Компания продает одежду, обувь и аксессуары под собственной маркой через сеть магазинов в четырех странах, собственный интернет-магазин и торговые интернет-площадки.
250
магазинов в розничной сети
торговые интернет-площадки
Маркетплейсы
страны присутствия
4
Интернет-магазин
собственный онлайн-канал
Задача
Финансовый результат нужно было видеть по:
При этом отчетность нужно было адаптировать к регулярным изменениям финансовой структуры, статей и правил управленческого учета. Из-за этих изменений данные за разные периоды было сложно сопоставлять. Исторические данные предстояло привести к актуальной структуре центров финансовой ответственности (ЦФО).
Быстрее готовить управленческий отчет о прибылях и убытках (ОПУ), сравнивать факт с планом и получать предварительный результат до закрытия периода
юридическим лицам
каналам продаж
магазинам
секциям внутри магазинов
Отчетность предназначалась для финансовой службы, руководителей подразделений и высшего руководства компании.
До проекта
Отчетность готовили на основе данных из регистров 1С. В «1С Бит Финанс» учетные статьи и ЦФО преобразовывались в управленческие по заданным правилам.
Исходные данные нельзя было менять
Их использовали для регламентированной отчетности, поэтому управленческие преобразования нужно было выполнять отдельно.
1
Правила часто пересматривались
Для каждой строки отчета они были жестко заданы. При изменении финансовой структуры и статей правила нужно было обновлять.
2
Не хватало механизма дополнительного распределения расходов
Одни затраты уже были отнесены к магазину и секции, другие только к магазину, третьи не имели прямой привязки к торговой точке.
3
Нужно было разделить место возникновения затрат и контроль бюджета
Для управленческой отчетности важно было определить не только, где возникли затраты, но и какое подразделение за них отвечает. Для этого использовались сложные правила сопоставления данных.
4
Подготовка отчета занимала несколько дней, а получить финансовый результат во всех нужных разрезах не удавалось.
Решение
Система определяет управленческие статьи и контролеров бюджета, распределяет расходы и формирует отчет о прибылях и убытках. Она работает в связке с учетными системами, корпоративным хранилищем данных и системой аналитической отчетности.
Команда «КОРУС Консалтинг» предложила использовать Optimacros для управленческих расчетов и настроила систему по правилам клиента
У каждой системы своя роль
Корпоративное хранилище
Собирает детальные данные и выполняет первичную обработку: сопоставляет учетные статьи с базовыми статьями отчета, пересчитывает суммы в валюту отчетности и формирует витрины данных.
Optimacros
Загружает фактические данные из корпоративного хранилища, а плановые из Excel. Система в несколько этапов сопоставляет данные по заданным правилам, определяет управленческие статьи ОПУ и контролеров бюджета, распределяет расходы и формирует управленческую отчетность по плану и факту.
Система аналитической отчетности
Показывает результаты расчетов Optimacros и детальные данные хранилища. Руководители и сотрудники могут анализировать финансовые показатели на разных уровнях детализации, вплоть до исходных операций.
Детали реализации
Учетные данные проходят два этапа классификации: сначала в хранилище, затем в Optimacros
Например, базовая статья «Расходы на персонал» объединяет затраты розницы и офиса. В зависимости от сочетания статьи и МВЗ расходы относятся к соответствующим управленческим статьям.
Место возникновения затрат и контролер бюджета хранятся отдельно. Затраты на персонал могут возникать в магазине, а бюджет контролирует служба персонала. В Optimacros по сочетанию статьи и МВЗ определяется ЦФО, контролирующий бюджет.
Место возникновения затрат и контролер бюджета хранятся отдельно. Затраты на персонал могут возникать в магазине, а бюджет контролирует служба персонала. В Optimacros по сочетанию статьи и МВЗ определяется ЦФО, контролирующий бюджет.
Этап 1. В хранилище учетные статьи сопоставляются с базовым перечнем статей расходов. На этом этапе статьи не разделяются по уровням прибыли, а каждое направление расходов представлено одной статьей.
Этап 2. В Optimacros базовая статья преобразуется в управленческую. Правило может учитывать исходную статью, сочетание статьи и места возникновения затрат (МВЗ), а в отдельных случаях и другие аналитики.
Указаны магазин и секция. Расходы попадают в отчетность напрямую
Указан только магазин. При необходимости расходы распределяются между секциями этого магазина.
Косвенные расходы без прямой привязки. Часть таких расходов распределяется между каналами продаж, магазинами и секциями.
ОПУ по магазинам
Используется для анализа контрибуционной маржи и служит источником отчетности по каналам продаж.
ОПУ по секциям
С дополнительным распределением расходов позволяет анализировать операционную маржу
Консолидированный отчет по юридическим лицам
Формируется до чистой прибыли без распределения расходов.
Классификация определяет статью и контролера бюджета, а распределение показывает, к каким объектам относится сумма.
Обработка зависит от того, какая детализация уже есть в исходных данных:
Распределение расходов
Распределению подлежат только предусмотренные управленческими правилами статьи расходов. Не каждый расход последовательно проходит все уровни. В качестве базы для распределения используются выручка и количество проданных штук.
Система формирует отчеты с разным составом расходов и уровнем финансового результата:
Плановые данные формируются в Excel и загружаются в Optimacros для сравнения с фактом. Автоматизация формирования плановых данных в Optimacros не входила в проект. При этом платформа позволяет автоматизировать планирование, в том числе с помощью драйверных моделей и сценарного моделирования. Это одно из наиболее вероятных направлений развития системы.
рассчитанные по нормативам затраты, например расходы на оплату труда с учетом отработанных часов
доступные прямые расходы
Помимо бухгалтерского факта система позволяет формировать оперативный факт: предварительный финансовый результат до полного закрытия периода. В расчет входят:
Контролер бюджета может выбирать метод расчета для статьи и юридического лица и обновлять версию оперативного факта по мере поступления учетных данных.
План и оперативный факт
Исторические данные и самостоятельная настройка
Из-за регулярных изменений финансовой структуры исторические данные были сформированы по разным версиям справочника ЦФО.
Чтобы обеспечить сопоставимость отчетности за разные периоды, команда приводила данные к единой структуре и проверяла корректность их отражения. После исправлений данные загружали повторно и сверяли результаты расчетов.
Чтобы обеспечить сопоставимость отчетности за разные периоды, команда приводила данные к единой структуре и проверяла корректность их отражения. После исправлений данные загружали повторно и сверяли результаты расчетов.
Исторические данные
Через пользовательские формы можно самостоятельно:
Часть операций выполняется автоматически по расписанию, при необходимости их можно запустить вручную.
- выбирать период и запускать загрузку или выгрузку данных;
- настраивать и изменять правила сопоставления;
- выявлять данные, для которых не найдено соответствие или не выполнено распределение;
- загружать и обновлять справочники.
Часть операций выполняется автоматически по расписанию, при необходимости их можно запустить вручную.
Пользовательские формы
Результат
Компания получила инструмент для формирования отчетности, в котором пользователи самостоятельно управляют правилами сопоставления данных
Часы вместо дней
1
При корректных исходных данных подготовка управленческого ОПУ занимает несколько часов вместо нескольких дней.
Прозрачный результат
Компания видит финансовый результат по каналам продаж, магазинам и секциям, а консолидированный результат до чистой прибыли по юридическим лицам
2
Предварительный отчет
В системе можно сравнивать план с фактом и получать предварительный отчет до закрытия периода. Он обновляется по мере поступления данных для расчета.
3
Визуализация показателей
Руководители и сотрудники компании получили доступ к аналитической отчетности с наглядной визуализацией финансовых показателей и возможностью детализации до отдельных операций
4
Система выделяет ошибки загрузки и позволяет оперативно корректировать правила.
В результате автоматизации:
В результате автоматизации:
Есть похожая задача?
Будем рады обсудить ее и предложить варианты автоматизации с учетом ваших данных и правил.
Наши услуги для финансовой службы
Мы используем файлы cookie
Настройки
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены.
Другие файлы cookie можно настроить.
Другие файлы cookie можно настроить.